Les phases 2 et 3 d'un projet : Exécution et clôture
La gestion de projet est un processus complexe, divisé en plusieurs phases cruciales pour assurer le succès d'une initiative. Après la phase de planification minutieuse, vient la phase d'exécution, suivie de près par la phase de clôture. Ces deux étapes jouent un rôle vital dans la réalisation efficace des objectifs fixés. Dans cet article, nous plongerons dans les détails de ces phases souvent négligées mais essentielles.
Phase d'exécution : Garder le cap
La phase d'exécution est le moment où le plan commence à prendre vie. C'est là que les équipes se mobilisent, que les tâches sont accomplies et que les objectifs sont poursuivis. Cette étape exige une coordination minutieuse, une communication transparente et une gestion agile des risques. Voici les points clés à garder à l'esprit.
1. Suivi régulier de l'avancée du projet
Le suivi régulier de l'avancement du projet est crucial pour détecter les écarts par rapport au plan initial. Des outils tels que les tableaux de bord de suivi du projet aident à visualiser les progrès réalisés, identifiant les retards potentiels et permettant des ajustements en temps réel.
2. Coordination des équipes
Une coordination efficace des équipes est essentielle pour garantir que chaque membre travaille vers un objectif commun. Des réunions régulières, des mises à jour de statut et une répartition claire des responsabilités contribuent à maintenir la cohésion et à éviter les malentendus.
3. Communication aux parties prenantes
Les parties prenantes doivent être tenues informées à chaque étape du projet. Des rapports de progression clairs, des réunions de comité projet et des canaux de communication ouverts assurent une transparence totale et favorisent la confiance des parties prenantes.
4. Gestion des risques
La gestion des risques est un aspect vital de la phase d'exécution. Le suivi régulier des risques à l'aide d'une analyse ROAM (Rapid Overview And Mitigation) permet de prévenir les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives avant qu'ils ne deviennent des obstacles majeurs.
5. Les livrables de la phase d'exécution
Pour encadrer efficacement la phase d'exécution, plusieurs livrables sont indispensables :- Supports de suivi projet : Ces documents fournissent une vue d'ensemble des activités en cours et des décisions prises lors des réunions.
- Compte-rendus post réunion : Ils capturent les discussions importantes et les actions à entreprendre, assurant une trace écrite des échanges.
- ROAM analysis (suivi des risques) : Un document détaillé qui répertorie les risques identifiés, leur probabilité et leur impact, ainsi que les mesures d'atténuation correspondantes.
- Des communications régulières via différents canaux tels que les e-mails, les plateformes de collaboration en ligne comme Teams, garantissent une transmission efficace des informations.
Phase de clôture : Célébrer les réussites
Une fois que les objectifs du projet ont été atteints et que les livrables ont été livrés, il est temps de passer à la phase de clôture. Cette étape est souvent négligée, mais elle est tout aussi importante que les autres phases. Voici ce qu'elle implique :
1. Validation des livrables
Avant de considérer le projet comme terminé, il est essentiel de valider que tous les livrables ont été correctement achevés et répondent aux normes de qualité requises.
2. Validation de la fin du projet
Une fois les livrables validés, une réunion de clôture avec le client est organisée pour confirmer formellement la fin du projet et obtenir leur approbation finale.
3. Evaluation post projet auprès du client
Recueillir les retours d'expérience du client est essentiel pour identifier les points forts et les axes d'amélioration du processus de gestion de projet.
4. Rétrospective au sein de l'équipe
Une rétrospective interne permet à l'équipe de projet de partager ses réflexions sur ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et les leçons apprises pour les projets futurs.
5. Célébration de la fin de projet
Enfin, il est temps de célébrer les réussites et les efforts déployés par l'équipe tout au long du projet. Que ce soit par une petite fête, un déjeuner d'équipe ou des félicitations sincères, la reconnaissance du travail accompli est essentielle pour motiver l'équipe et renforcer le moral.
Livrables de la phase de clôture
Pour conclure le projet de manière efficace, plusieurs livrables sont nécessaires :- PV de livraison : Document officiel confirmant la livraison des livrables et la fin du projet.
- Support pour la réunion de fin de projet avec le client : Présentation détaillant les réalisations du projet et les prochaines étapes éventuelles.
- Livraison de tous les livrables au client : Assurer que tous les livrables sont correctement transférés au client dans les délais convenus.
- Support de rétrospective et questionnaire de satisfaction client : Outils pour recueillir les commentaires de l'équipe et du client afin d'améliorer les pratiques futures.
- REX (retour d'expérience) : Un rapport complet qui récapitule les réalisations du projet, les défis rencontrés et les leçons apprises.